حيل المخططات في برنامج إكسل :
- التفاصيل
- المجموعة: أفكار ومواضيع متنوعة في الإكسل
- الزيارات: 25440
قد تحتاج أحيانا , الطلب من برنامج إكسل أن يعرض بياناتك بشكل ملائم . إليك بعض النصائح المفيدة , التي تساعدك على نقل طلباتك إلى البرنامج .
على الرغم من قوة و تنوع استخدامات برنامج مايكروسوفت إكسل , إلا أن محرك المخططات ( chart engine ) في هذا البرنامج , يعتبر مزعجا نسبيا , عند إنشاء مخططات " تبدو بيانية " , و هو النوع الذي قد ينال إعجاب أستاذ الجبر في المرحلة الإعدادية , أو الثانوية . أكثر من إعجاب زملائك في العمل , أو زبائنك . و تقوم غالبا , خطوط المحاور ( axis lines ) ,و المصطلحات التفسيرية ( legends) , و العناوين المتمركزة في الوسط , و العلامات المربعة لنقاط البيانات , التي يولدها برامج المخططات الإرشادي تلقائيا في إكسل , بصرف انتباه المشاهد عن الرسالة التي تريد أن تنقلها إليه . و تحتاج غالبا , إلى أدوات بصؤية أقل كثيرا مما يولده إكسل لك .
انقر على الصورة للتكبير
يقول الرسم في الشكل 1 مثلا شيئا واحدا فقط بصوت عال هو : يوجد شيء يتقدم بحدة نحو الأعلى عام 2000 و يختلف هذا المخطط عن المخطط الخطي ( line chart) الذي يولده إكسل تلقائيا في عدد من الأمور التي تساعد على تركيز اهتمام المشاهد على الموضوع المعني . فقد تم تدريج محور القيمة ( value axix) بعد حذف الجزء االمتعلق بالقيم المنخفضة , كما تم حذف المحور ذاته , و كذلك قائمة المصطلحات التفسيرية ( legend) .و اختيرت خطوط الشبكة الأفقية بشكل منقط و بلون رمادي بحيث نحدد المساحة العمودية (vertical space) بدون أن تسبب إعاقة للنظر وو ضعت عناوين محور القيمة (value-axis) تحت خطوط الشبكة و تم رسم محور الفئة ( category axis) باللون الرمادي المنقط بدون علامات تأشير ( tick marks) ليبدو كخط من خطوط الشبكة و اختصرت أسماء الشهور على محور الفئة (category axis) إلى حروف مفردة و ألغيت الحدود حول منطقة التخطيط أو الرسم ولأن المهم في هذا المخطط هو اتجاه سير البيانات ولي قيمة كل نقطة من النقاط فقد تم رسم المعلومات بدون مؤشرات (markers) عن طريق استخدام خط أحمر ساطع ينتهي برأس سهمي (arrowhead) في مقدمته و حذفت منطقة الرسم الرمادي التي يولدها برنامج إكسل تلقائيا مع الإبقاء على منطقة المخطط (chart area) بوضع تلقائي (automatic) لتحقيق تباين جيد بين اللونين الأحمر و الأبيض .
و لأن برنامج إكسل لا يعتبر من أدوات العرض ( بل هو جدول ممتد و آلة تحليل ) فلا بد من الدخول في صراع معه لكي تتمكن من الوصول إليه بشكل بسيط مثل الشكل 1 مستخدما بعض تقنيات التصميم المعروفة و غير المعروفة .
عليك كي تتمكن من اختصار العناوين إلى أحرف مفردة على محور الفئة . أن تنقر نقرا مزدوجا على المحور و أن تذهب إلى لسان التبويب رقم (number) في صندوق الحوار " تنسيق المحور"(format axis) , و تختار صيغة فئة " التاريخ" (date) ثم " 1" (M) كنوع و عليك تنفيذ ذلك على المخطط ذاته لأنك إذا أعطيت مجال بياناتك من نوع تاريخ هيئة "1"(M) فإن إكسل سوف يهمل ذلك أثناء إنشاء المخطط .يعطي إخفاء عناوين محور القيمة تحت خطوط الشبكة مظهرا أنيقا و مستمرا للمخطط لكن إمكانات تنسيق المخطط في برنامج إكسل لا توفر طريقة سهلة لتحقيق ذلك و يصر البرنامج على أن عناوين المحاور يجب أن تعطى خارج منطقة الرسم و طريقة معالجة هذا الأمر مزعجة أيضا حيث يجب عليك إنشاء صناديق نصوص منفصلة و نقلها إلى الموقع المطلوب باستخدام الماوس ( اختر أي جزء من التخطبط باستثناء سلسلة البيانات و اكتب العدد الذي يدل على حروف الاختصار و اضغط على مفتاح Enter ثم اسحب الصندوق المحاط الذي يظهر أمامك ). و يمكنك نقل المخطط أو تغيير قياسه مع محافظة عناوين المحور يدوية الصنع على مواقعها بالنسبة لحواف التخطيط و خطوط الشبكة (سيغير برنامج إكسل قياس الخط إلى قيمة أعلى أو قيمة أدنى حسب الحاجة إذا غيرت قياس التخطيط ). لكن إذا غيرت قياس منطقة الرسم ستحتاج إلى إعادة تحديد مواقع العناوين .
يمكن استخدام الرأس السهمي (arrow head) من خلال شريط الأدوات "رسم" (Drawing) و لأن الرأس السهمي على المخطط و اختر المخطط مع مفتاح shift ثم انقر على الزر الأيمن و اختر "تجميع تجميع " group) grouping ) .
إذا كنت تفضل أن تشير إلى التوجهات المستقبلةأو القيم المستقبلية المتوقعة بواسطة إكمال المنحني على شكل منقط ( انظر الشكل 2) . فعليك تنفيذ خطوط إضافية إذ لا يسمح برنامج إكسل , بتطبيق طرازين مختلفين للخط على خط البيانات ذاته و تحتاج لذلك إلى خطي بيانات متصلين نع بعضهما بنقطة مشتركة و يجب ترتيب البيانات كما يبين الشكل 3بحيث يكون لديك سلسلتان منفصلتان من البيانات . لاحظ أن النقطة التي يلتقي فيها الخط المستمر مع الخط المنقط , يجب أن تظهر في مجموعتي البيانات .
و لأن برنامج إكسل لا يعتبر من أدوات العرض ( بل هو جدول ممتد و آلة تحليل ) فلا بد من الدخول في صراع معه لكي تتمكن من الوصول إليه بشكل بسيط مثل الشكل 1 مستخدما بعض تقنيات التصميم المعروفة و غير المعروفة .
عليك كي تتمكن من اختصار العناوين إلى أحرف مفردة على محور الفئة . أن تنقر نقرا مزدوجا على المحور و أن تذهب إلى لسان التبويب رقم (number) في صندوق الحوار " تنسيق المحور"(format axis) , و تختار صيغة فئة " التاريخ" (date) ثم " 1" (M) كنوع و عليك تنفيذ ذلك على المخطط ذاته لأنك إذا أعطيت مجال بياناتك من نوع تاريخ هيئة "1"(M) فإن إكسل سوف يهمل ذلك أثناء إنشاء المخطط .يعطي إخفاء عناوين محور القيمة تحت خطوط الشبكة مظهرا أنيقا و مستمرا للمخطط لكن إمكانات تنسيق المخطط في برنامج إكسل لا توفر طريقة سهلة لتحقيق ذلك و يصر البرنامج على أن عناوين المحاور يجب أن تعطى خارج منطقة الرسم و طريقة معالجة هذا الأمر مزعجة أيضا حيث يجب عليك إنشاء صناديق نصوص منفصلة و نقلها إلى الموقع المطلوب باستخدام الماوس ( اختر أي جزء من التخطبط باستثناء سلسلة البيانات و اكتب العدد الذي يدل على حروف الاختصار و اضغط على مفتاح Enter ثم اسحب الصندوق المحاط الذي يظهر أمامك ). و يمكنك نقل المخطط أو تغيير قياسه مع محافظة عناوين المحور يدوية الصنع على مواقعها بالنسبة لحواف التخطيط و خطوط الشبكة (سيغير برنامج إكسل قياس الخط إلى قيمة أعلى أو قيمة أدنى حسب الحاجة إذا غيرت قياس التخطيط ). لكن إذا غيرت قياس منطقة الرسم ستحتاج إلى إعادة تحديد مواقع العناوين .
يمكن استخدام الرأس السهمي (arrow head) من خلال شريط الأدوات "رسم" (Drawing) و لأن الرأس السهمي على المخطط و اختر المخطط مع مفتاح shift ثم انقر على الزر الأيمن و اختر "تجميع تجميع " group) grouping ) .
إذا كنت تفضل أن تشير إلى التوجهات المستقبلةأو القيم المستقبلية المتوقعة بواسطة إكمال المنحني على شكل منقط ( انظر الشكل 2) . فعليك تنفيذ خطوط إضافية إذ لا يسمح برنامج إكسل , بتطبيق طرازين مختلفين للخط على خط البيانات ذاته و تحتاج لذلك إلى خطي بيانات متصلين نع بعضهما بنقطة مشتركة و يجب ترتيب البيانات كما يبين الشكل 3بحيث يكون لديك سلسلتان منفصلتان من البيانات . لاحظ أن النقطة التي يلتقي فيها الخط المستمر مع الخط المنقط , يجب أن تظهر في مجموعتي البيانات .
اثنان مقابل واحد :
يمثل المخطط المبين في الشكل 4 مخططين اثنين و ليس مخططا واحدا و ما نريده هو إظهار عناوين المحور إلى يسار الأشرطة الموجبة وإلى يمين الأشرطة السالبة , لكن برنامج إكسل " لا يرغب " في ذلك . و هو يمكنك من وضع العناوين في الموقع " أسفل " ( low) ( على الطرق الأيسر من المخطط , بفرض أن أدنى القيم هي على اليسار ) , أو في "أعلى" ( High ) ( على الطرف الأيمن ) , أو " إلى جانب المحور " ( Next to axis ) لكن , إذا اخترت "إلى جانب المحور " (Next to axis ) فإن إكسل يضع العناوين تماما , فوق أي شريط سالب لديك . و هذا ما يتطلب استخدام مخططين مصممين بقياس مناسب , و يرتكز أحدهما على الآخر بشكل فني . و عليك اختيار الخيار " أعلى " ( High ) , للقيم السالبة , ثم اختيار إما الخيار( أسفل ) ( Low ) , أو الخيار " إلى جانب المحور " ( Next to axis ) , للأشرطة الموجبة .
يمثل المخطط المبين في الشكل 4 مخططين اثنين و ليس مخططا واحدا و ما نريده هو إظهار عناوين المحور إلى يسار الأشرطة الموجبة وإلى يمين الأشرطة السالبة , لكن برنامج إكسل " لا يرغب " في ذلك . و هو يمكنك من وضع العناوين في الموقع " أسفل " ( low) ( على الطرق الأيسر من المخطط , بفرض أن أدنى القيم هي على اليسار ) , أو في "أعلى" ( High ) ( على الطرف الأيمن ) , أو " إلى جانب المحور " ( Next to axis ) لكن , إذا اخترت "إلى جانب المحور " (Next to axis ) فإن إكسل يضع العناوين تماما , فوق أي شريط سالب لديك . و هذا ما يتطلب استخدام مخططين مصممين بقياس مناسب , و يرتكز أحدهما على الآخر بشكل فني . و عليك اختيار الخيار " أعلى " ( High ) , للقيم السالبة , ثم اختيار إما الخيار( أسفل ) ( Low ) , أو الخيار " إلى جانب المحور " ( Next to axis ) , للأشرطة الموجبة .
من السلبيات أن سماكة شريط التخطيط , ليست من السمات التي يمكن ضبطها , أو قراءتها مباشرة , أما سمة " عرض التباعد " ( Gap width ) , فتعتبر من السمات التي يمكن ضبطها ( انقر نقرا مزدوجا على سلسلة الحوار " تنسيق سلسلة البيانات " Format Data Series ) , و هي تتحكم بسماكة الأشرطة بالنسبة للمساحة البيضاء التي تتخللها . وقد نجد أنه من المفيد أن نقوم بتخفيض هذا العامل عن قيمته التلقائية البالغة 150, لكي نعطي بروزا أكبر للأشرطة ( ضبطنا عرض التباعد على 30 في كل من العنصرين في الشكل 4 ) . لكن ميزة " عرض التباعد " لن تساعدك على جعل سماكة الأشرطة السالبة مساوية لسماكة الأشرطة الموجبة . و أفضل ما يمكننا القيام به , هو وضع التخطيطين إلى جانب بعضهما البعض , و النظر إلى السماكة بالعين المجردة . فإذا بدا الأمر صحيحا , يمكنك الانتقال إلى الترتيبات الأخرى .
يمكن أن يساعد إبقاء المحاور العمودية ( محاور الفئة ) في مكانها على الشكل , على تحقيق المحاذاة العمودية الدقيقة للمخططين . لكن , قد يكون من الأفضل إخفاء هذه المحاور , بعد أن تتم محاذاة المخططين , و لا يمكننا حذف هذه المحاور بدون حذف العناوين ( أسماء الشركة ) التي معها . أيضا . و الحل أن تلون لون المحاور بلون خلفية المخططات . و اذهب إلى لسان التبويب " نقش" ( patterns) , من صندوق الحوار " تنسيق المحور " ( Format Axis ) , و اضبط لون المحور ).
أما محور القيمة ( المحور الأفقي ) . و عناوينه , فيمكنك تحقيق المظهر الذي تجده في الشكل 4 وفق ما يلي :
انقر نقرا مزدوجا على سلسلة البيانات في أد المخططين , و على لسان التبويب " عناوين البيانات " ( Data Labels) , من صندوق الحوار" تنسيق سلسلة البينات " (Format Data Series ) , و اختر أمر " إظهار القيمة " ( Show Value ) . ثم انقر على زر "موافق" (OK) , و انقر نقرا مزدوجا على عناوين البيانات , و
أما محور القيمة ( المحور الأفقي ) . و عناوينه , فيمكنك تحقيق المظهر الذي تجده في الشكل 4 وفق ما يلي :
انقر نقرا مزدوجا على سلسلة البيانات في أد المخططين , و على لسان التبويب " عناوين البيانات " ( Data Labels) , من صندوق الحوار" تنسيق سلسلة البينات " (Format Data Series ) , و اختر أمر " إظهار القيمة " ( Show Value ) . ثم انقر على زر "موافق" (OK) , و انقر نقرا مزدوجا على عناوين البيانات , و
اذهب إلى لسان التبويب " محاذاة " (Alignment) , و اختر أمر " نهاية داخلية " (Inside End) , في التحكم " موضع العنوان " ( Lable Position) .تأكد بعد الانتهاء من هذه الخطوات , من جمع المخططين في مجموعة واحدة , مع أي عنصر من عناصر شريط أدوات الرسم , التي أضفتها , بحيث تتجنب بعثرتها بشكل غير متعمد , و انقر باستخدام مفتاح Shift على كل عنصر بدوره , ثم انقر على الزر الأيمن , و اختر " تجميع - تجميع " ( Grouping – Group ) .
صورة على المخطط :
يمكن أن يدل وضع صورة خلف الرسم البياني , على قضة معينة , أو أن يعبر عن وجهة نظر محددة , كما هو موضح في الشكل 5 . و يعطيك برنامج اكسل عدة طرق لدمج الصور مع المخططات , و قد يكون أسهلها هو النقر على زر" تأثيرات التعبئة " ( fill effect ) , على لسان التبويب "نقش " (patterns ) , من صندوق الحوار " تنسيق منطقة التخطيط " ( Format chart area) . و يمكنك على لسان التبويب " صورة " (picture) من صندوق الحوار , النقر على " تحديد صورة " (select picture ) , و اختيار صورة في أي هيئة من عشرات الهيئات الموجودة . ( يمكنك استخدام التقنية ذاتها , لوضع صورة على منطقة الرسم , أو على انواع معينة من مؤشرات البيانات ) .
فائدة استخدام " تأثيرات التعبئة " (fill effect) هي الإبقاء على ثبات الصورة , بدون أن تتأثر بتغيير حجم المخطط , أو إعادة توضعه (حتى لو نقلت التخطيط إلى صفحة التطيطات الخاصة به ) . بينما تكمن سلبية هذه الطريقة في أن برنامج إكسل يقوم بشد , أو ضغط , الصورة عند تحديد قياس المخطط . و في الشكل 5 , يؤدي الدب حركة رياضية , بفضل التوسع الجانبي لمنطقة التخطيط . و يبدو في هذه اللحظة , و كأنه يعانق عام انحدار السوق , لكن إذا أضفنا بعض البيانات الإضافية , و جعلنا التخطيط أكبر , فإنه قد يفقد هذه الوضعية . إذا أضفنا بعض البيانات الإضافية , و جعلنا التخطيط أكبر فإنه قد يفقد هذه الوضعية .
إذا أضفت صورة إلى مؤشر بيانات , فإن برنامج إكسل يعرض مجموعة مفيدة من الأزرار الاختيارية . التي تمكنك من الاختيار بين عملية شد الصورة و عملية تقسيمها إلى مربعات . و يمكنك تقسيم الصورة إلى مربعات على منطقة الرسم , أو منطقة التخطيط , لكن الطريقة ليست بهذه البساطة , فبدلا من النقر على "تأثيرات التعبئة " (fill effect) , و الذهاب إلى لسان التبويب "صورة" (picture ) , يمكنك النقر على "تأثيرات التعبئة " (fill effect ) , و الذهاب إلى لسان التبويب " مادة "(texture) . و عندما تصبح هناك , انقر على " مواد إضافية " (other texture) , واختر صورة . و بديهي أن تعمل على تقسيم الصورة إلى مربعات على المخطط , بشكل أفضل , مع الصور الصغيرة .
إذا أضفت صورة إلى مؤشر بيانات , فإن برنامج إكسل يعرض مجموعة مفيدة من الأزرار الاختيارية . التي تمكنك من الاختيار بين عملية شد الصورة و عملية تقسيمها إلى مربعات . و يمكنك تقسيم الصورة إلى مربعات على منطقة الرسم , أو منطقة التخطيط , لكن الطريقة ليست بهذه البساطة , فبدلا من النقر على "تأثيرات التعبئة " (fill effect) , و الذهاب إلى لسان التبويب "صورة" (picture ) , يمكنك النقر على "تأثيرات التعبئة " (fill effect ) , و الذهاب إلى لسان التبويب " مادة "(texture) . و عندما تصبح هناك , انقر على " مواد إضافية " (other texture) , واختر صورة . و بديهي أن تعمل على تقسيم الصورة إلى مربعات على المخطط , بشكل أفضل , مع الصور الصغيرة .
قد تعتقد أنه لإزالة صورة من التخطيط , يمكنك العودة إلى صندوق الحوار , حيث اخترتها , و اختيار أمر مثل "بلا "(none) لكن الأمر ليس بهذه البساطة , إذ يجب أن تذهب أولا , إلى قسم "مساحي " (area) من لسان التبويب "نقش" (patterns) , و تختار أمر "تلقائي "(Automatic) , أو "بلا"(none) .
تعاني ميزة "تأثيرات التعبئة " (fill effect) من سلبية أخرى , هي عدم توفر صور القصاصات الفنية (clip art) . و لاستخدام هذه الصور , أو أي صورة أخرى , وتجنب تغير حجم االصورة مباشرة, فوق صفحة العمل , ثم إضافة رسم بياني شفاف فوقها .
لإنشاء صورة شفافة , اضبط خيارات "مساحي"( Area) على خيار "بلا "(none) , في كل من صناديق الحوار " تنسيق ناحية الرسم " ( Format plot Area) , و" تنسيق ناحية التخطيط " ( format chart Area) . و يجب أن تلجأ إلى نزع خطوط الشبكة من الجدول الممتد , و تنفيذ عمليات تنضيد في منطقة لا تنوي استخدامها لأي غرض آخر .
تتمتع طريقة التنضيد هذه , بفائدة إضافية , إلى جانب السماح باستخدام صور القصاصات الفنية , فبعد أن تقوم بزرع صورة على الجدول الممتد , بأمر " إدراج صورة " (insert picture) , أو عن طريق النقر على " إدراج " (insert clip art) clip art", على شريط الأدوات "رسم "( Drawing) , يمكنك استخدام صندوق الحوار " تنسيق صورة " ( Format picture) (أو شريط أدوات " صورة " Picture) , لضبط شدة الإضاءة للصورة , أو تحويل الصورة إلى الأبيض و الأسود , أو تحويلها إلى علامة مائية . و يمكن لأي خطوة من هذه الخطوات , أن تساعدك على توليف الصورة بحيث تنقل رسالتها , بدون أن تعطي بعدا إضافيا للتخطيط . و تذكر : أن الأقل هو الأفضل . بالنسبة الصور , و الأنواع الأخرى من خطرات تنسيق المخطط .
انقر على الصورة للتكبير
منقول من مجلة بي سي مجازين العربية
منقول من مجلة بي سي مجازين العربية
